Privacyverklaring van Kringgroep 01 Antwerpen vzw

Bij Kringgroep 01 Antwerpen vzw hechten we grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en uw privacy. In deze verklaring geven we heldere en transparante informatie over welke gegevens we verzamelen en hoe we daarmee omgaan. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

Dit betekent dat wij uw gegevens verwerken in overeenstemming met het doel, de verwerking beperken tot het minimaal benodigde, uw toestemming vragen waar nodig, passende beveiligingsmaatregelen nemen en uw rechten respecteren.

Als Vereniging Zonder Winstoogmerk (VZW) zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Voor vragen kunt u contact opnemen met:
Kringgroep 01 Antwerpen vzw
Ekersedijk 23
2180 Ekeren (Antwerpen)
E-mail: Kringgroep01@gmail.com

Welke informatie verzamelen we en waarom?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en leveranciers.

Uw persoonsgegevens worden door Kringgroep 01 Antwerpen vzw verwerkt voor de uitvoering van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Administratie van werkende leden (Algemene Vergadering) - Gerechtvaardigd belang
  • Administratie van toegetreden leden (via eigen vereniging) - Contractuele basis
  • Administratie van deelnemers - Contractuele basis
  • Administratie van deelnemers aan sportwedstrijden - Gerechtvaardigd belang
  • Administratie van contactgegevens van leden - Gerechtvaardigd belang
  • Communicatie met werkende leden - Gerechtvaardigd belang
  • Communicatie met leden (via nieuwsbrief, mailing, boekje,...) - Gerechtvaardigd belang
  • Offline communicatie met deelnemers (promo en/of informatief) - Gerechtvaardigd belang
  • Communicatie met deelnemers aan sportwedstrijden - Gerechtvaardigd belang
  • Administratie van bestuurders (Raad van Bestuur) - Gerechtvaardigd belang
  • Verzekering van leden - Contractuele basis
  • Online communicatie met deelnemers (informatief voor activiteit waar men aan deelneemt) - Gerechtvaardigd belang
  • Communicatie met bestuurders - Gerechtvaardigd belang
  • Leveren van lidkaarten en voordelen aan leden - Contractuele basis
  • Administratie van contactgegevens van leveranciers - Gerechtvaardigd belang
  • Administratie van contactgegevens van overheidsinstellingen - Gerechtvaardigd belang
  • Verzekering van deelnemers - Gerechtvaardigd belang
  • Communicatie met leden, donateurs, klanten, leveranciers en overheidsinstellingen i.v.m. betalingen - Gerechtvaardigd belang
  • Registratie betalingen - Gerechtvaardigd belang
  • Registratie tegoeden - Gerechtvaardigd belang

Wanneer we uw toestemming vragen voor de verwerking van gegevens, heeft u steeds het recht om de toestemming terug te trekken.

Voor de bovenstaande doeleinden kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken:

  • Voornaam, roepnaam, familienaam
  • Adres (privé)
  • Telefoonnummer (privé)
  • E-mailadres (privé)
  • Adres (werk)
  • Telefoonnummer (werk)
  • E-mailadres (werk)
  • Geboortedatum, leeftijd
  • Bankrekeningnummer
  • Facturatieadres

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact...). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van informatie ontvangen via betreffende leveranciers. We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Delen we uw gegevens en zo ja, met wie?

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

  • Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider zoals Assist)
  • Het verzorgen van de internet omgeving (via een webhosting- of mail hosting-firma)
  • Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT-netwerk, servers,...)
  • Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers (via een federatie of koepel, een verzekeringsmaatschappij of makelaar)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden). Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen (ontvangers):

  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (bijv. een sportwedstrijd, een co-productie,...)
  • Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties,...)

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en te garanderen dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden. Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

Hoe beveiligen en bewaren we uw gegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Enkele van deze maatregelen zijn:

  • Alle personen die namens Kringgroep 01 Antwerpen vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding.
  • We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd en opgeleid over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en volgen duidelijke richtlijnen.
  • Toegang tot uw gegevens wordt alleen verleend voor zover nodig voor de uitvoering van taken.
  • Bij nieuwe projecten wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten en de veiligheid van uw persoonsgegevens te garanderen.
  • We hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • Wij gebruiken een virusscanner en firewall en updaten deze systematisch.
  • Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

Mocht zich toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Hoe lang houden we uw gegevens bij?

Kringgroep 01 Antwerpen vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de wettelijke vereisten (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen per doel verschillen:

  • Administratie van werkende en toegetreden leden: 2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.
  • Administratie van deelnemers en sportwedstrijden: 2 jaar na deelname aan activiteit/na deelname sportwedstrijd.
  • Administratie van contactgegevens van leden en bestuurders: 2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.
  • Communicatie met leden, deelnemers en bestuurders: 2 jaar na stopzetting lidmaatschap of deelname aan activiteit.
  • Verzekering van leden en deelnemers: 2 jaar na stopzetting lidmaatschap/deelname aan activiteit.
  • Leveren van lidkaarten en voordelen aan leden: 2 jaar na stopzetting lidmaatschap.
  • Administratie van contactgegevens van leveranciers: na stopzetting samenwerking.
  • Administratie van contactgegevens van overheidsinstellingen: 2 jaar in het archief, tenzij wettelijk anders bepaald.
  • Communicatie en registratie betalingen/tegoeden: 2 jaar, tenzij wettelijk anders bepaald.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en kopie van uw persoonsgegevens. U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn. U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van persoonsgegevens die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt, waarbij wij het recht voorbehouden te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is. U heeft recht op beperking van gegevensverwerking en kunt bezwaar maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden, bijvoorbeeld voor direct marketing. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of aan een andere partij. Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kunt u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren. Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Kringgroep 01 Antwerpen vzw kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 13/12/2025. Oudere versies van onze privacyverklaring worden in ons archief opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.